Productivity

Ikigai🪷: come pianifico la mia giornata professionale

Andres Reyes

2 ago 2025 • 11 min read

Lavorare da remoto non significa semplicemente "stare a casa". Significa, piuttosto, costruire ogni giorno un equilibrio sottile tra produttività, benessere e autonomia. Ma come si struttura davvero la giornata di chi lavora a distanza? Quali sono le abitudini che fanno la differenza?

Ikigai🪷: Trovare il proprio ritmo naturale

L'ikigai è il motivo che spinge le persone ad alzarsi dal letto ogni giorno, la felicità di dedicarsi a ciò che si ama. Quando il lavoro si allinea con gli elementi dell’ikigai — passione, competenza, utilità, remunerazione — può generare motivazione, senso di realizzazione e una forma concreta di felicità quotidiana.

Per me, costruire la giornata intorno a ciò che conta — e non solo a ciò che è urgente — è un modo concreto di vivere l’ikigai. Non è una teoria astratta, ma una pratica quotidiana, fatta di scelte intenzionali su come uso il mio tempo e la mia attenzione.

Studiando i miei ritmi e i miei obiettivi (lavorativi, passioni, interessi) ho capito che le ore migliori non coincidono con quelle in cui si sveglia la città, ma con quelle in cui Medellín🌙dorme e in Europa☀️si lavora già da un pezzo.

La giornalista Laura Vanderkam lo chiama getting the rhythm right: trovare il proprio ritmo naturale, come un musicista che non segue il metronomo ma si affida all’orecchio interno.

La mia giornata non è una sequenza da riempire, ma una struttura a blocchi che mi solleva dal dover decidere continuamente cosa fare dopo. Questo mi permette di restare concentrato su ciò che ho davanti, senza disperdere energie. Come scrive Vanderkam: "non devi riempire ogni ora, ma riempire le ore giuste con le cose giuste". Quando impari a farlo, il lavoro da remoto smette di essere una forma di isolamento e diventa un laboratorio continuo di autonomia, consapevolezza e possibilità.

Early morning - Wake Up 🍵

Quando racconto che qui in Colombia mi sveglio alle due del mattino, le reazioni oscillano tra l’incredulità e la preoccupazione: “alle due? Ma riesci davvero a dormire abbastanza?” La verità è che non uso nemmeno la sveglia⏰. Dormo😴 cinque ore piene, regolari.

Il corpo si sveglia da solo, con una puntualità ormai familiare. E anche se a molti possono sembrare poche — e lo sarebbero, se finisse lì — il mio sonno non si esaurisce in una sola fase. La vera domanda non è quanto dormo🛌, ma come distribuisco il sonno😴 nell’arco della giornata🌙☀️.

Appena sveglio, ripeto una serie di gesti che, col tempo, sono diventati un'abitudine che ho imparato a tracciare su TickTick.

Appena mi alzo dal letto, salgo sulla bilancia Fitbit. Non è un’ossessione, ma parte della mia routine di self-tracking: sempre alla stessa ora, a stomaco vuoto. Segno il peso come primo dato oggettivo della giornata, semplice e costante (🏷️ "Hack my Body").

Poi arriva la doccia🚿, e a quell’ora il contatto con l’acqua💧è come una scarica⚡che riattiva il sistema nervoso, stimola la circolazione e segna con chiarezza l’inizio della giornata. È come premere un interruttore: il corpo si sveglia, la mente si prepara.

Mentre mi sveglio, l'appartamento si accende lentamente. Grazie a Home Assistant, una luce calda illumina la camera da letto, poi una più chiara la cucina, infine l'ufficio. Il bollitore comincia a scaldare l’acqua per la tisana🍵 che mi aiuta a distendere lo stomaco ancora vuoto.

Rituale di apertura

Per mia fortuna, la camera da letto e l’ufficio sono in stanze separate, con porte che posso chiudere. Quando l’agente immobiliare mi mostrò l’appartamento, fu uno dei motivi che mi spinsero a prenderlo ("Medellìn, come ChatGPT e l'agente immobiliare mi hanno aiutato a trovare casa", 2023).

Fin dall’inizio decisi di trasformare gli spazi dell'appartamento in un makerspace personale, un ambiente flessibile dove sperimentare liberamente l’intersezione tra bit e atomi, tra informazione e materia ("Medellín, hack my home!", 2023). Un non-luogo abitativo, pensato per la curiosità, la prototipazione e il lavoro creativo quotidiano (🏷️ Hack My Home). Ma anche uno spazio in cui sperimentare sulle mie stesse abitudini.

Dormire e lavorare nello stesso spazio può confondere i confini tra riposo e attività, fra vita personale e lavoro riducendo anche la capacità di staccare.

Per segnare l’inizio della giornata, ho creato un piccolo rituale: mi cambio, indosso abiti comodi ma pensati per lavorare. Poi chiudo la porta della camera da letto e non ci rientro fino a fine giornata. Se ho bisogno di staccare, vado in salotto. È un gesto semplice, ma efficace: serve a dire al corpo e alla mente che il blocco per svegliarsi è finito, e quello del lavoro è iniziato.

Early morning - Shallow Work: primo blocco

Il mio primo blocco di lavoro inizia alle 2:30 e termina tra le 6 e le 6:30 del mattino. È una fascia più leggera, pensata per iniziare con gradualità, dedicata a ciò che Cal Newport definisce shallow work: attività operative e ripetitive che non richiedono particolare attenzione prolungata, ma che restano necessarie per far funzionare il resto. In queste ore rispondo alle email, gestisco task operativi, dedico tempo alla mia formazione e alla lettura di articoli su Medium. A volte ho call di allineamento con colleghi che lavorano su fusi orari europei o giapponesi.

Con il tempo ho imparato che essere occupati non significa essere produttivi. È facile confondere il fare tante cose con il fare le cose giuste. Inviare decine di email, partecipare a riunioni, rispondere rapidamente ai messaggi su Slack può dare l’impressione di essere efficienti, ma non sempre produce un risultato concreto o utile. Questo ritmo reattivo, fondato sull’immediatezza, alla lunga porta all'esaurimento😩 e all'orlo del burnout😵.

Per me, oggi, essere produttivi significa lavorare con intenzione, non solo reagire. Significa dedicare tempo e attenzione a ciò che ha davvero impatto. Rispondere alle email serve, ma non lascia traccia.

La soddisfazione personale😌arriva quando concludo qualcosa che sposta l’ago, anche solo di poco. Qualcosa che sento “mio”, e che fa la differenza — se non fuori, almeno dentro.

Il continuo passaggio da un'attività all’altra — il cosiddetto task switching — comporta un costo cognitivo noto come costo di alternanza. Ogni volta che cambiamo compito, la mente impiega tempo per disimpegnarsi da quello precedente e adattarsi a quello nuovo. Questo tempo, sommato al residuo di attenzione — i pensieri che restano agganciati al task appena lasciato — compromette l’efficacia del lavoro.

Perfino i micro-switch — come fermarsi un attimo per rispondere a un’email — non sono così innocui come sembrano. Secondo Gloria Mark, ricercatrice specializzata in attenzione e distrazione nel mondo digitale, le interruzioni brevi possono dare l’illusione di efficienza o multitasking, ma in realtà sottraggono attenzione preziosa. Con il tempo, questo costo si accumula, rendendo sempre più difficile accedere a uno stato di deep work stabile e continuo.

Early morning - fare colazione

Secondo John Medina, nel libro Il cervello al lavoro, per mantenere alte prestazioni cognitive è fondamentale non aspettare di essere esausti per fermarsi, ma programmare consapevolmente le pause ogni 60–90 minuti. Questo ritmo si basa sul ciclo biologico noto come BRAC (Basic Rest-Activity Cycle), scoperto dal fisiologo e psicologo Nathaniel Kleitman (1895-1999), che ha mostrato come il cervello alterni fasi di attività e bisogno di recupero. Quale miglior pausa se non fare colazione🍳?

Intorno alle 4:30 o 5:00 — circa a metà del mio primo blocco di lavoro — mi concedo la prima pausa di recupero. Sento l’appetito farsi vivo, ed è il momento per la colazione. Preparo qualcosa di semplice. Quella che consumo più spesso è composta da 200 g di uova, 160 g di tonno al naturale, 4 fette biscottate e avocado. In tutto circa 620 kcal, bilanciate tra carboidrati, grassi e proteine. Tutto si cucina e si consuma in 10–15 minuti, il tempo di una pausa breve.

Questa colazione è in linea con lo sforzo fisico 💪🏽che mi aspetta in palestra, dove più tardi affronterò l’allenamento di forza. Averla standardizzata la rende facile da ricordare e da tracciare su MyFitnessPal, senza perdere tempo ogni giorno a stimare porzioni e calorie. Inoltre, la ricetta è salvata anche su Grocy ERP — il mio sistema di gestione alimentare e self-tracking (Quantified Self: Grocy 🛒 ERP, 2025) — così posso consultarla e monitorarla in ogni momento, senza complicazioni.

Uno dei problemi legati al mio ritmo quotidiano, svegliandomi molto presto, è allineare la fame reale con gli orari del fuso orario europeo, con cui lavoro. In questo caso, le 4:30 o 5:00 del mattino in Colombia corrispondono più o meno all’ora di pranzo in Europa. La colazione🍳 diventa così non solo una pausa fisiologica, ma anche una risposta concreta al disallineamento tra orologio interno e orologio sociale.

Un gesto semplice che tiene insieme attenzione, energia, preparazione fisica e self-tracking, rispettando i ritmi del corpo e del lavoro.

Early Morning - Workout💪🏽

Una cosa che ho imparato a mie spese — come ho raccontato in "Dal street food al food journal: il mio percorso per cambiare abitudini alimentari" (2022) — è che non siamo fatti per stare seduti tutto il giorno. Abbiamo bisogno di muoverci.

Secondo il neuroscienziato John Medina, autore del libro Brain Rules, i nostri antenati camminavano fino a 20 chilometri al giorno, e la nostra mente si è evoluta in un contesto strettamente legato alla sopravvivenza e all'adattamento a un ambiente esterno instabile, richiedendo un movimento pressoché costante.

I cervelli 🧠moderni, invece, faticano in ambienti sedentari e chiusi come uffici e scuole. L’esercizio fisico non è solo utile: è una necessità biologica per mantenere la mente attiva, reattiva e sana nel lungo periodo.

Le neuroscienze confermano che per migliorare produttività, memoria e benessere mentale non servono cambi radicali. Basta integrare nella propria routine quotidiana semplici attività: camminare per andare al lavoro, fare esercizi a casa con fasce elastiche o manubri leggeri, o inserire brevi pause attive durante la giornata — yoga, corsa, stretching. Inoltre, per la neuroscienziata Wendy Suzuki l’attività fisica regolare migliora l’umore e la resilienza emotiva, riducendo i livelli di stress e ansia che spesso compromettono la concentrazione.

Integrare l’attività fisica tra un blocco e l’altro della giornata lavorativa mi è sembrata, fin da subito, una strategia efficace. Quando posso, vado a correre nella palestra vicino a casa, una delle tanti sedi della catena Action Black. Quando scelsi l’appartamento, una delle prime cose che controllai fu proprio questa che ci fosse una sede a poca distanza ("Medellìn, come ChatGPT e l'agente immobiliare mi hanno aiutato a trovare casa", 2023).

La corsa 👟, anche su un tapis roulant, mi aiuta a ricaricare l’energia mentale e ad affrontare meglio il 🎯 secondo blocco di lavoro della mattinata, quello dedicato al deep work, che richiede continuità, attenzione e impegno prolungato.

Ho scoperto così che muoversi, anche solo per pochi minuti, ha un effetto rigenerante. Durante la corsa — o una semplice passeggiata — la mia mente può vagare liberamente (mind-wandering💭), elaborando idee e collegamenti che spesso restano bloccati durante il lavoro. È in questo spazio mentale, apparentemente improduttivo, che a volte mi sorprendo a trovare intuizioni chiare, che prima non riuscivo a mettere a fuoco.

Early Morning - Deep Work: 🎯Secondo blocco

Il mio secondo blocco di lavoro inizia tra le 7 e le 7:30 e termina alle 11. È il blocco più intenso della giornata, dedicato a quello che Cal Newport definisce deep work cioè "la capacità di concentrarsi senza distrazioni su un compito cognitivamente impegnativo".

In queste ore scrivo, programmo, progetto architetture per integrare soluzioni di intelligenza artificiale nei processi aziendali. A volte inserisco brevi meeting di allineamento, ma cerco di limitarli per proteggere questo spazio da notifiche, email e interruzioni.

Uso soltanto ciò che serve: Notion per pianificare e tracciare i task della WBS, PyCharm per scrivere codice Python. In questo blocco non conta quante cose faccio, ma con quanta attenzione porto avanti ciò che conta davvero.

Un falso mito ci porta a credere che la produttività significhi restare concentrati per ore, come se lavorassimo su una catena di montaggio di Henry Ford. Ma il lavoro cognitivo di oggi — quello che viene chiamato knowledge work — segue logiche completamente diverse rispetto al lavoro ripetitivo dell’era industriale. Non si tratta di eseguire compiti in serie, ma di generare idee, risolvere problemi, progettare soluzioni. Qui la risorsa chiave non è il tempo, ma l’attenzione. E la qualità dell’attenzione non si misura in unità prodotte all’ora, ma nella capacità di avanzare su problemi complessi. In questo tipo di lavoro, l’attenzione è la risorsa principale, e non può essere spinta all’infinito.

La scienza lo conferma, come spiega Wendy Suzuki in Happy Brain. L’attenzione segue ritmi naturali, alternando energia e calo, e non può restare costante per ore. Da quando vivo in Colombia ho imparato ad ascoltare questi ritmi e a lavorare meglio proprio quando li seguo, invece di sforzarli.

Rituale di chiusura

Quando alle 11 di mattina chiudo il laptop e mi preparo per andare in palestra, ho spesso già completato il lavoro più significativo della giornata. Ma prima di farlo, seguo un rituale di chiusura che mi aiuta a staccare dal lavoro. Rivedo le attività aperte, le annoto su Notion e pianifico quando riprenderle.

Questo gesto libera la mente da quel senso di incompiuto che la psicologa russa Bluma Zeigarnik osservò per prima negli anni Venti, studiando come le persone ricordassero meglio i compiti lasciati a metà rispetto a quelli conclusi. Quella tendenza a restare mentalmente agganciati alle attività non finite — oggi nota come effetto Zeigarnik — è stata ripresa anche da Cal Newport come uno dei motivi per cui è così difficile disconnettersi dal lavoro.

Anche chiudere fisicamente la porta dell’ufficio fa parte di questo rituale. È un gesto concreto che segna la fine della giornata lavorativa. Se è venerdì, quella porta resterà chiusa fino a lunedì mattina alle 2:30.

Disattivo le notifiche di Slack, metto via le app di lavoro. Sono dettagli semplici, ma segnano con chiarezza il confine tra lavoro e tempo personale.